Nach Totenschein und Bestatter beginnt die Phase der Formalitäten. Ihr Dreh- und Angelpunkt ist die Sterbeurkunde des Standesamts: Ohne sie geht bei Rente, Bank, Versicherungen und Nachlassgericht nichts. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie die Sterbeurkunde beantragen, wie viele Exemplare Sie brauchen und welche Behördengänge, Ummeldungen und Kündigungen in welcher Reihenfolge anstehen. Er ist Teil des Leitfadens Was tun im Todesfall und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Diese Formalitäten haben Tage bis Wochen Zeit. Direkt nach dem Sterbefall zählen zunächst nur Arzt, Totenschein und Bestatter, siehe Die ersten 48 Stunden nach dem Tod. Erledigen Sie die Behördengänge in Ruhe und der Reihe nach.
Sterbeurkunde beantragen: Frist, Standesamt und Unterlagen
Der Sterbefall muss dem Standesamt des Sterbeortes spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag angezeigt werden (§ 28 Personenstandsgesetz); der Samstag zählt dabei nicht als Werktag. In der Regel übernimmt der Bestatter diese Anzeige. Das Standesamt trägt den Sterbefall ins Sterberegister ein und stellt die Sterbeurkunde aus. Benötigt werden dafür Totenschein, Personalausweis der verstorbenen Person sowie, je nach Familienstand, Geburts- und Heiratsurkunde, Scheidungsurteil oder die Sterbeurkunde des vorverstorbenen Ehepartners.
Wie viele Sterbeurkunden brauchen Sie?
Fast jede Stelle verlangt eine beglaubigte Sterbeurkunde im Original. Beantragen Sie deshalb gleich mehrere Exemplare, erfahrungsgemäß fünf bis zehn Stück. Sie benötigen sie unter anderem für:
- die gesetzliche Rentenversicherung
- Banken und Sparkassen
- Lebens-, Sterbegeld- und Unfallversicherungen
- Krankenkasse und Pflegekasse
- das Nachlassgericht (für Erbschein und Testamentseröffnung)
- Vermieter, Arbeitgeber und Versorger
Manche Stellen akzeptieren einfache Kopien, viele aber ausdrücklich nur Originale. Zusätzliche Exemplare sind später oft nur mit erneutem Aufwand zu bekommen.
Rentenversicherung und Sterbevierteljahr
Der Tod eines Rentenbeziehers ist der Rentenversicherung zu melden. Die Rente wird für den Sterbemonat noch voll gezahlt, endet aber mit dessen Ablauf; danach überwiesene Beträge müssen zurückgezahlt werden. Lösen Sie das Konto deshalb nicht vorschnell auf. Hinterbliebene Ehe- oder eingetragene Lebenspartner erhalten im Sterbevierteljahr, den drei Kalendermonaten nach dem Sterbemonat, die Witwen- oder Witwerrente zunächst in Höhe der vollen Rente des Verstorbenen, ohne Anrechnung eigenen Einkommens. Einen Vorschuss darauf zahlt der Renten Service der Deutschen Post; er lässt sich in jeder Filiale beantragen.
Krankenkasse, Versicherungen und Verträge
Melden Sie den Todesfall der Kranken- und Pflegekasse. Lebens-, Unfall- und Sterbegeldversicherungen sollten Sie möglichst umgehend informieren, da manche Verträge kurze Meldefristen vorsehen, die genauen Bedingungen stehen in den Versicherungsunterlagen. Prüfen Sie außerdem Haftpflicht-, Hausrat-, Kfz- und Rechtsschutzversicherungen: Sie können je nach Vertrag enden, übergehen oder gekündigt werden. Welche Leistungen im Todesfall greifen und wie Sie an Auszahlungen kommen, ist auch für die Finanzierung wichtig, dazu Bestattungskosten, Sterbegeld & Sozialbestattung.
Bank und Konten
Informieren Sie die Bank über den Todesfall. Bestand eine Konto- oder Bankvollmacht über den Tod hinaus, können Bevollmächtigte weiter über das Konto verfügen. Ohne Vollmacht verlangt die Bank einen Erbnachweis. Wichtig: Laufende Lastschriften für Miete oder Strom sollten zunächst weiterlaufen; die Bestattungsrechnung begleichen viele Banken auch bei gesperrtem Konto direkt aus dem Guthaben. Daueraufträge und nicht mehr benötigte Abbuchungen lassen sich anschließend geordnet beenden.
Vermieter, Wohnung und laufende Verträge
War die verstorbene Person Mieter, gelten für die Kündigung besondere Regeln und Fristen, ausführlich unter Mietwohnung nach dem Todesfall kündigen. Zu kündigen oder umzumelden sind außerdem Strom, Gas, Wasser, Telefon und Internet, Zeitungs- und Vereinsabos sowie der Rundfunkbeitrag beim zuständigen Beitragsservice. Auch digitale Konten und Abonnements sollten Sie schließen oder in einen Gedenkzustand versetzen lassen.
Erbschein und Nachlassgericht
Ein vorhandenes Testament wird beim Nachlassgericht abgegeben und dort im Rahmen der Testamentseröffnung bekannt gegeben. Wer sein Erbrecht gegenüber Banken, Grundbuchamt oder Behörden nachweisen muss, benötigt häufig einen Erbschein. Beides ist Teil der Nachlassabwicklung und schließt an die reinen Behördengänge an. Das Nachlassgericht wird in der Regel vom Standesamt über den Sterbefall informiert und fordert vorhandene Testamente an. Wer eine Erbschaft nicht antreten möchte, muss eine Frist beachten: Die Ausschlagung ist innerhalb von sechs Wochen ab Kenntnis von Erbfall und Berufung gegenüber dem Nachlassgericht zu erklären. Prüfen Sie deshalb frühzeitig, ob der Nachlass werthaltig oder womöglich überschuldet ist.
Digitaler Nachlass und laufende Online-Konten
Neben den klassischen Behördengängen hinterlassen Verstorbene heute einen umfangreichen digitalen Nachlass: E-Mail-Postfächer, Profile in sozialen Netzwerken, Streaming-, Shopping- und Cloud-Dienste sowie das Online-Banking. Diese Zugänge sollten Sie sichern, kündigen oder, etwa bei Social-Media-Profilen, in einen Gedenkzustand versetzen lassen. Ohne Zugangsdaten ist das aufwendig: Die Anbieter verlangen in der Regel die Sterbeurkunde und einen Erbnachweis, bevor sie ein Konto schließen oder Daten herausgeben. Wie Sie die Online-Konten Verstorbener geordnet auflösen, lesen Sie unter Digitaler Nachlass.
Für alle Verträge gilt: Prüfen Sie, ob ein Sonderkündigungsrecht im Todesfall besteht. Viele Abonnements, Zeitungen, Vereine, Fitnessstudio, Streaming, lassen sich vorzeitig beenden, wenn Sie die Sterbeurkunde beifügen. Legen Sie am besten von Beginn an eine Liste aller Konten, Verträge und Mitgliedschaften an und vermerken Sie, wann Sie welche Stelle informiert und was Sie beigelegt haben. Diese schlichte Übersicht verhindert Doppelzahlungen, hilft beim Nachhalten offener Rückmeldungen und erleichtert später die Nachlassauseinandersetzung erheblich. Bewahren Sie zudem eingehende Bestätigungen und Kündigungsschreiben gesammelt auf, sie sind Ihr Nachweis, dass eine Meldung fristgerecht erfolgt ist.
Checkliste: Behördengänge nach dem Todesfall
- Sterbefall beim Standesamt anzeigen, mehrere Sterbeurkunden beantragen
- Rentenversicherung informieren, ggf. Sterbevierteljahr-Vorschuss beantragen
- Kranken- und Pflegekasse benachrichtigen
- Lebens-, Unfall- und Sterbegeldversicherung melden
- Bank informieren, Vollmacht oder Erbnachweis klären
- Vermieter, Arbeitgeber und Versorger benachrichtigen
- Verträge und Abos kündigen, Rundfunkbeitrag abmelden
- Testament abgeben, ggf. Erbschein beantragen
Häufige Fragen zu Sterbeurkunde und Behörden
Wie schnell bekomme ich die Sterbeurkunde?
Nach der Anzeige beim Standesamt wird die Sterbeurkunde meist innerhalb weniger Tage ausgestellt. Übernimmt der Bestatter die Anzeige, erhalten Sie die Urkunden in der Regel über ihn. Beantragen Sie gleich mehrere beglaubigte Originale.
Wer muss den Tod bei der Rentenversicherung melden?
Die Meldung übernehmen die Angehörigen oder der Bestatter. Die Rente wird für den Sterbemonat noch gezahlt und endet danach. Hinterbliebene Partner können für das Sterbevierteljahr einen Vorschuss beim Renten Service der Deutschen Post beantragen.
Darf ich das Konto des Verstorbenen sofort auflösen?
Nein, lösen Sie es nicht vorschnell auf. Über das Konto laufen oft noch Miete, Strom und Rentenrückbuchungen. Mit einer Vollmacht über den Tod hinaus oder einem Erbnachweis lässt sich das Konto später geordnet abwickeln.
Muss ich einen Erbschein beantragen?
Nicht immer. Liegt ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll vor, akzeptieren viele Stellen dieses als Nachweis. Fehlt ein solches oder verlangt eine Bank oder das Grundbuchamt einen förmlichen Nachweis, ist ein Erbschein nötig.
Fazit
Die Sterbeurkunde ist der Schlüssel zu allen weiteren Schritten, beantragen Sie sie fristgerecht und in mehreren Exemplaren. Arbeiten Sie die Behördengänge danach geordnet ab: erst Rente, Kranken- und Lebensversicherung, dann Bank, Wohnung und Verträge, schließlich Nachlassgericht und Erbschein. Den Gesamtablauf finden Sie im Überblicksbeitrag Was tun im Todesfall.